أساسيات المحاسبة للشركات الصغيرة
إذا كنت تبدأ نشاطًا تجاريًا، فستحتاج إلى فهم مبادئ المحاسبة للحكم على صحة مؤسستك من الناحية المالية والتقدم المحرز نحو تحقيق أهدافها.
الأعمال مبنية على المعاملات. تبدأ أساسيات المحاسبة بنظام لتسجيل المعاملات الخاصة بك والإبلاغ عنها.
حتى إذا كنت تخطط للاستعانة بمصادر خارجية في المحاسبة ومسك الدفاتر، فأنت بحاجة إلى أن تكون قادرًا على قراءة وفهم تقاريرك المالية وهذا يعني فهم بعض المبادئ الأساسية لإعداد الأعمال والمحاسبة.
لنبدأ بسلسلة من الأسئلة:
أي نوع من الأعمال لديك؟
هل هي خدمة أم تجارة أم تصنيع أم معلومات؟
بعض الشركات عبارة عن أنواع هجينة من نوعين أو أكثر: شركات الوجبات التي تستورد المواد الخام الخاصة بها للمعالجة هي شركة مصنعة، ولكن عندما تبيع المخفوقات، فهي تاجر.
إذا كان لها موقع مادي، فإنها تصبح خدمة عندما يتم تحضير المخفوق وتقديمه للعميل.
وإذا كان يقدم دروسًا حول كيفية بيع المشروبات المخفوقة أو العصائر، فهو نشاط تجاري للمعلومات.
يحدد نوع عملك المعاملات التي ستشكل غالبية المحاسبة الخاصة بك.
بعد ذلك ، ما هو هيكل الملكية؟ هناك متطلبات مختلفة لمسك الدفاتر والمتطلبات المصرفية للمؤسسات الفردية والشراكات والشركات والشركات ذات المسؤولية المحدودة (LLC) والتعاونيات.
هل لديك تراخيص تجارية وتصاريح؟
ستحتاج إليها لفتح حساب مصرفي تجاري ولتتمكن من الإبلاغ عن ضرائبك بشكل صحيح.
تختلف المستندات التي تحتاجها حسب نوع العمل وموقع العمليات.
هل لديك حساب مصرفي تجاري منفصل؟
تتطلب معظم هياكل الملكية أن يكون لشركتك حساب منفصل.
ولكن يوصى به لكل نشاط تجاري لا تريد أن تختلط معاملاتك الشخصية مع أعمالك التجارية.
هل سيكون لديك موظفين؟
إذا لم يكن الأمر كذلك، فستتمتع بعملية محاسبية أسهل بكثير.
ولكن إذا كنت تخطط لتعيين موظفين ، فستحتاج إلى إعداد إجراءات لاستقطاع الضرائب.
حتى لو كنت أنت وحدك في الوقت الحالي، فمن المحتمل أنك ستستمر في توظيف مقاولين لمشاريع معينة.
هل لديك برنامج محاسبة؟
إذا كنت تتوقع أن يكون لديك مئات أو آلاف المعاملات شهريًا، فستحتاج إلى برامج محاسبة مثل QuickBooks أو FreshBooks.
يمكن للشركات التي لديها معاملات أقل أن تفلت من استخدام جدول بيانات Excel ،
ولكن الأعمال التجارية ذات المعاملات العالية لن تكون قادرة على مواكبة الإدخالات اليدوية.
يقوم برنامج المحاسبة بأتمتة معظم العمليات الأساسية ويوفر الكثير من العمل عنك.
يسجل ويخزن ويسترجع بيانات المعاملات ويستخدمها لإنتاج البيانات والتقارير المالية.
يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بك أيضًا إنشاء الفواتير وإصدار الشيكات.
بعد حل هذه الأسئلة الأساسية ووضع أسس نشاطك التجاري، فأنت جاهز للمرحلة التالية من عملية المحاسبة.
أولاً ، لنكن واضحين بشأن بعض المصطلحات.
المعاملات
في المصطلحات المحاسبية، تحدث المعاملة في أي وقت يتم فيه تقديم الأموال أو استلامها أو طلبها من قبل شركة أو بائع.
يمكن أن تكون المعاملة أيًا مما يلي:
المال الذي يستثمره المالك في العمل.
الإيرادات من المبيعات.
الفواتير.
نفقات مثل الأجور والتسويق والسفر وتكاليف البناء.
الأصول المشتراة، مثل المركبات أو المعدات المكتبية أو الممتلكات أو المواد.
يمكن أن تحتوي معاملة واحدة على مكونات متعددة.
عندما تدفع لموظف بالساعة، على سبيل المثال، عليك أن تعرف مقدار الوقت الذي عمل فيه، وأجورهم الإجمالية، والخصومات الضريبية، وصافي الراتب.
يمكن لبرنامج المحاسبة الخاص بك أداء كل هذه المهام.
الديون والائتمانات
يتم تتبع جميع المعاملات من خلال نظام للخصم والائتمان.
أفضل طريقة لفهمها هي باستخدام هذه المعادلة المحاسبية الأساسية:
الأصول = الخصوم + حقوق الملكية (المالك أو الشركة)
يضاف الخصم إلى الجانب الأيسر من المعادلة. يضاف الائتمان إلى اليمين.
كمثال بسيط، إذا أجريت عملية بيع بمبلغ 500 دولار، فسيتم خصم 500 دولار، مما يعني إضافتها إلى أصول عملك.
ويتم تسجيلها أيضًا على أنها حقوق ملكية المالك في شكل دخل.
عندما يتم الخصم من شيء ما، يجب إضافة شيء آخر، لأن هذا يحافظ على توازن المعادلة.
هذه نسخة مبسطة إلى حد كبير لشيء يمكننا كتابة عدة كتب نتحدث عنه، ولكنه يمنحك فكرة أساسية عما يفعله برنامج المحاسبة الخاص بك عند إدخال المعاملات.
قد يهمك أيضاً: شرح إنشاء صفحة من نحن بشكل احترافي
القوائم المالية الأولية الثلاثة
مع وجود أنظمة وبرامج المحاسبة الخاصة بك وإدخال بيانات المعاملات الخاصة بك،
ستتمكن من إعداد بياناتك المالية الأساسية الثلاثة: بيان الدخل (المعروف أيضًا باسم “بيان الربح والخسارة” أو P&L)، والميزانية العمومية، و بيان التدفقات النقدية.
قوائم الدخل
يوضح بيان الدخل الأرباح المكتسبة خلال فترة زمنية محددة، مثل الشهر.
هذا الربح هو ما يشير إليه الناس عندما يستخدمون مصطلح “المحصلة النهائية”. ربحك هو صافي دخلك.
أو ، إذا خسرت المال خلال تلك الفترة الزمنية، فستكون خسارتك الصافية.
بعبارات بسيطة، يتم حساب الربح عن طريق طرح النفقات من الإيرادات.
هذا يعزز سبب استخدام طريقة المحاسبة على أساس الاستحقاق.
إذا كنت تستخدم طريقة الدفع النقدي، فلن تتمكن من رؤية ما كسبته وما أنفقته فعليًا خلال هذا الشهر المحدد من العمل بوضوح.
الميزانية العمومية
تعرض ميزانيتك العمومية أصولك وخصومك وحقوق الملكية الخاصة بك في نقطة زمنية محددة، عادةً في نهاية الشهر أو ربع السنة أو السنة. إنها لمحة سريعة عن صحتك المالية.
الأصول هي الأشياء المملوكة لها قيمة، مثل النقد، والإمدادات، والمعدات، والمركبات، والممتلكات، والمخزون، والحسابات المستحقة القبض.
“حساب القبض” هو مصطلح الأموال المستحقة عليك ولكن لم يتم دفعها بعد.
الخصوم هي الأشياء التي تدين بها، مثل القروض ومدفوعات الفائدة والأجور وأي شيء على الائتمان. تسمى الخصوم عادة “دائنة”.
إذا نظرت إلى المعادلة المحاسبية الأساسية المذكورة سابقًا، سترى أن حقوق الملكية هي ببساطة الفرق بين الأصول والخصوم.
اطرح الخصوم من الأصول، وستحصل على ما يسمى “القيمة الدفترية” أو حقوق الملكية لنشاطك التجاري.
بيان التدفقات النقدية
هذا مجرد بيان يوضح كيف تغيرت أموالك المتوفرة خلال فترة زمنية معينة.
يمكن إنتاج جميع هذه البيانات المالية الأساسية الثلاثة بسرعة بواسطة برنامج المحاسبة الخاص بك، طالما كنت حريصًا على إدخال بيانات المعاملات الخاصة بك.
إذا لم يكن لديك وقت لذلك، فقد ترغب في التفكير في التعاقد مع محاسب.
